Términos de uso de Workee

1. Objeto del Contrato

Los presentes Términos y Condiciones (en adelante, "Términos") regulan el acceso y uso de la plataforma Workee (en adelante, "la Plataforma" o "el Servicio"), una solución de software como servicio (SaaS) con IA diseñada para cubrir huecos con trabajadores temporales o parciales, centros, invitaciones y fichajes/evidencia.

La Plataforma opera bajo la marca Workee. La entidad responsable del Servicio es Workee (en adelante, "Workee", "nosotros" o "la Empresa"), con sede en España.

El Servicio está destinado a Clientes que actúan en el marco de una actividad empresarial o profesional. Si una persona desea contratar como consumidora o usuaria para fines ajenos a su actividad profesional, deberá contactar previamente con Workee para revisar las condiciones aplicables.

Estos Términos constituyen un acuerdo legalmente vinculante entre:

• Workee, como proveedor del servicio.
• El Cliente, entidad o persona que contrata el servicio para gestionar su organización.
• Los Usuarios, personas autorizadas por el Cliente para utilizar la Plataforma.

2. Definiciones

A efectos de estos Términos, se entenderá por:

• Plataforma: El software Workee, incluyendo la aplicación web, aplicaciones móviles, APIs y cualquier servicio relacionado.
• Cliente: La entidad (empresa, asociación, autónomo) que contrata el servicio y es titular de la cuenta.
• Usuario Administrador: Persona designada por el Cliente con permisos completos de gestión en la Plataforma.
• Trabajador: Usuario con acceso limitado para gestionar sus propios servicios, fichajes y perfil profesional.
• Compañía: Cada organización independiente dentro del sistema multi-tenant de Workee.
• Cobertura: Período de trabajo o servicio asignado a uno o varios trabajadores en una ubicación determinada.
• Ubicación/Centro: Centro de trabajo físico donde se realizan los servicios.
• Fichaje: Registro de entrada/salida del trabajador mediante GPS, código QR u otro método disponible.
• Ranking asistido: Ordenación orientativa de trabajadores según señales operativas configuradas por el Cliente, como disponibilidad, requisitos, distancia, historial de respuesta y cobertura previa.
• Datos del Cliente: Toda la información introducida por el Cliente y sus Usuarios en la Plataforma.
• Contrato de encargo: Las condiciones de tratamiento de datos personales por cuenta del Cliente incorporadas en estos Términos y, en su caso, en anexos o acuerdos específicos.
• Subencargado: Proveedor que trata datos personales por cuenta de Workee para prestar partes necesarias del Servicio.

3. Registro y Cuentas

3.1 Requisitos de registro

Para utilizar Workee, debes:

• Ser mayor de 18 años o tener capacidad legal para contratar.
• Actuar en nombre de una empresa, entidad, autónomo o actividad profesional, o contar con autorización suficiente para representarla.
• Proporcionar información veraz, completa y actualizada.
• Disponer de una dirección de correo electrónico válida.
• Aceptar estos Términos y la Política de Privacidad.

3.2 Seguridad de la cuenta

El Cliente es responsable de:

• Mantener la confidencialidad de las credenciales de acceso.
• Notificar inmediatamente cualquier uso no autorizado de la cuenta.
• Asegurar que todos los usuarios autorizados cumplen estos Términos.
• Gestionar adecuadamente los roles y permisos de los usuarios.

3.3 Estructura multi-tenant

Cada Cliente opera en un espacio aislado (Compañía) donde sus datos están completamente separados de otros clientes. Los usuarios solo pueden acceder a los datos de su propia Compañía.

3.4 Verificación

Workee se reserva el derecho de verificar la identidad del Cliente y solicitar documentación adicional para prevenir el fraude y cumplir con obligaciones legales.

4. Licencia de Uso

4.1 Concesión de licencia

Sujeto al cumplimiento de estos Términos y al pago de las tarifas aplicables, Workee otorga al Cliente una licencia limitada, no exclusiva, no transferible y revocable para:

• Acceder y utilizar la Plataforma para sus operaciones internas de negocio.
• Permitir a sus usuarios autorizados el acceso según los roles asignados.
• Utilizar las funcionalidades contratadas según el plan seleccionado.

4.2 Restricciones

El Cliente NO podrá:

• Sublicenciar, vender, revender o transferir el acceso a terceros.
• Modificar, adaptar, traducir o crear obras derivadas del software.
• Realizar ingeniería inversa, descompilar o desensamblar el código.
• Utilizar el servicio para desarrollar productos competidores.
• Eliminar o alterar avisos de propiedad intelectual o marcas.
• Acceder a la Plataforma mediante métodos automatizados no autorizados.

5. Obligaciones del Usuario

5.1 Obligaciones del Cliente

• Designar al menos un Usuario Administrador responsable.
• Garantizar la veracidad de los datos introducidos.
• Cumplir con la normativa laboral aplicable a sus empleados.
• Contar con una base jurídica válida para tratar datos de sus empleados y comunicar a Workee instrucciones lícitas, documentadas y proporcionales.
• Informar previamente a empleados y, cuando proceda, a sus representantes legales sobre el uso de la Plataforma, el fichaje, la geolocalización, las comunicaciones operativas y los criterios de ranking asistido.
• Verificar que las invitaciones, asignaciones, descansos, horas, requisitos y evidencias generadas mediante Workee son compatibles con contratos, convenios colectivos y normativa aplicable.
• Pagar las tarifas correspondientes en los plazos establecidos.
• Notificar cambios en la información de contacto o facturación.

5.2 Obligaciones del empleado

• Mantener actualizado su perfil profesional.
• Realizar los fichajes de forma veraz y puntual.
• Responder a las invitaciones de cobertura en tiempo razonable.
• No compartir sus credenciales de acceso.
• Reportar cualquier incidencia o problema técnico.

5.3 Decisiones sobre personas trabajadoras

Workee facilita información operativa y rankings asistidos para ayudar al Cliente a decidir. El Cliente conserva la responsabilidad sobre cualquier decisión laboral, contractual, disciplinaria, salarial, de selección, promoción, terminación o asignación que pueda afectar a una persona, y deberá asegurar revisión humana cuando la decisión tenga efectos jurídicos o impacto significativo.

6. Política de Uso Aceptable

6.1 Usos prohibidos

Está expresamente prohibido:

• Utilizar la Plataforma para actividades ilegales o fraudulentas.
• Intentar acceder a cuentas, datos o sistemas no autorizados.
• Transmitir virus, malware o código malicioso.
• Realizar ataques de denegación de servicio o similares.
• Suplantar la identidad de otras personas u organizaciones.
• Utilizar los datos de ubicación con fines de vigilancia ilegal.
• Falsificar registros de fichaje o manipular datos.
• Hostigar, amenazar o discriminar a otros usuarios.
• Usar la Plataforma para discriminar, excluir o perjudicar a personas por motivos protegidos por la ley.
• Tomar decisiones exclusivamente automatizadas con efectos jurídicos o impacto significativo sobre empleados sin revisión humana y base legal adecuada.
• Utilizar Workee para vigilancia continua fuera del contexto de fichaje, control laboral proporcionado o evidencia operativa necesaria.
• Enviar comunicaciones no solicitadas (spam) a través de la Plataforma.

6.2 Consecuencias

El incumplimiento de esta política puede resultar en:

• Suspensión temporal del acceso.
• Terminación inmediata del contrato sin derecho a reembolso.
• Acciones legales si procede.

7. Planes, Precios y Facturación

7.1 Planes disponibles

Workee ofrece diferentes planes de suscripción adaptados al tamaño de cada organización. Los detalles de cada plan, incluyendo funcionalidades, límites, mínimos mensuales e impuestos aplicables, están disponibles en nuestra página de precios o en la propuesta comercial aceptada por el Cliente.

7.2 Cálculo del precio

• El precio se basa en el número de empleados activos gestionados.
• Un empleado se considera "activo" cuando tiene al menos un servicio asignado en el período de facturación.
• Los cambios en el número de empleados se prorratean mensualmente.

7.3 Facturación

• La facturación se realiza por adelantado, en ciclos mensuales o anuales según la modalidad elegida.
• Las facturas se emiten el primer día de cada período.
• El pago debe realizarse en los 15 días siguientes a la emisión.
• Aceptamos transferencia bancaria, tarjeta de crédito y domiciliación SEPA.
• Los importes se entienden sin IVA u otros impuestos indirectos salvo que se indique expresamente lo contrario.
• Las condiciones particulares aceptadas por escrito prevalecen sobre la página de precios en caso de contradicción.

7.4 Promociones

Cuando Workee ofrezca una promoción, se aplicarán los límites, duración y condiciones indicados en el proceso de alta o propuesta correspondiente. Workee podrá limitar, suspender o finalizar promociones si detecta abuso, uso fraudulento o incumplimiento de estos Términos.

7.5 Impagos

En caso de impago:

• Se enviará un recordatorio a los 7 días.
• A los 15 días se podrá restringir el acceso a nuevas funcionalidades.
• A los 30 días se podrá suspender el servicio.
• A los 60 días se podrá terminar el contrato y eliminar los datos.

7.6 Reembolsos

Los pagos realizados no son reembolsables, salvo que la ley aplicable disponga lo contrario. En caso de terminación anticipada, no se devolverán las cantidades ya facturadas.

7.7 Cambios de precio

Workee se reserva el derecho de modificar los precios. Los cambios se notificarán con al menos 30 días de antelación y se aplicarán en el siguiente período de facturación.

8. Disponibilidad del Servicio

8.1 Nivel de servicio

Workee se compromete a mantener una disponibilidad del servicio del 99.5% mensual, excluyendo:

• Mantenimientos programados (notificados con 48h de antelación).
• Actualizaciones de emergencia por seguridad.
• Circunstancias de fuerza mayor.
• Fallos de terceros (proveedores de hosting, internet, etc.).

8.2 Soporte técnico

Ofrecemos soporte técnico a través de:

• Correo electrónico: hello@workee.es
• Centro de ayuda con documentación y guías.
• Chat en vivo o soporte dedicado cuando el plan contratado o la propuesta comercial lo incluyan.

8.3 Actualizaciones

Workee realiza actualizaciones periódicas para mejorar el servicio. Estas actualizaciones se aplican automáticamente y pueden incluir nuevas funcionalidades, correcciones de errores o mejoras de seguridad.

9. Propiedad Intelectual

9.1 Propiedad de Workee

Workee y sus licenciantes son los únicos propietarios de:

• El software, código fuente, algoritmos y arquitectura de la Plataforma.
• Las marcas, logotipos, diseños y elementos visuales.
• La documentación, materiales de formación y contenidos.
• Cualquier mejora, modificación o trabajo derivado del software.

9.2 Datos del Cliente

El Cliente mantiene la plena propiedad de todos los datos que introduce en la Plataforma. Workee no adquiere ningún derecho sobre estos datos más allá de lo necesario para prestar el servicio.

9.3 Licencia sobre los datos

El Cliente otorga a Workee una licencia limitada para:

• Almacenar, procesar y mostrar los datos según las funcionalidades contratadas.
• Realizar copias de seguridad.
• Generar estadísticas agregadas y anonimizadas para mejorar el servicio.

9.4 Feedback

Cualquier sugerencia, idea o feedback que el Cliente proporcione sobre la Plataforma podrá ser utilizado por Workee sin restricciones ni compensación, siempre que no incorpore datos personales, secretos empresariales o información confidencial del Cliente fuera de lo necesario para prestar y mejorar el Servicio.

10. Protección de Datos

10.1 Cumplimiento normativo

Workee cumple con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD-GDD). Para más información, consulta nuestra Política de Privacidad.

10.2 Roles en el tratamiento

• Responsable del tratamiento: El Cliente, respecto a los datos de sus trabajadores, coberturas, ubicaciones, fichajes, evidencias y operaciones.
• Encargado del tratamiento: Workee, cuando trata esos datos por cuenta del Cliente y siguiendo sus instrucciones documentadas.
• Responsable independiente: Workee, respecto a datos propios de relación comercial, facturación, soporte, seguridad, comunicaciones legales y mejora interna del servicio.

10.3 Contrato de encargo incorporado

Cuando Workee actúe como encargado del tratamiento, estas condiciones constituyen el contrato de encargo de tratamiento conforme al artículo 28 del RGPD, salvo que las partes firmen un anexo específico que lo sustituya o complemente.

• Objeto: alojamiento, procesamiento, visualización, comunicación operativa, ranking asistido, fichaje, evidencias, soporte y mantenimiento necesarios para prestar Workee.
• Duración: la vigencia de la relación contractual y los períodos de conservación o bloqueo exigibles tras su terminación.
• Naturaleza y finalidad: tratamiento automatizado y manual de datos para gestionar coberturas, invitaciones, asignaciones, fichajes, reportes y seguridad del Servicio.
• Tipos de datos: identificación, contacto, datos profesionales, disponibilidad, coberturas, ubicación puntual de fichaje, evidencias operativas, valoraciones, credenciales, logs y datos técnicos.
• Categorías de interesados: administradores, trabajadores o colaboradores autorizados por el Cliente.
• Instrucciones: Workee tratará los datos únicamente siguiendo instrucciones documentadas del Cliente, incluidas las contenidas en estos Términos, la configuración de la cuenta y solicitudes de soporte.
• Confidencialidad: Workee garantizará que las personas autorizadas para tratar datos estén sujetas a deberes de confidencialidad.
• Subencargados: Workee podrá usar proveedores necesarios de hosting, correo, pagos, soporte, seguridad, analítica técnica y servicios equivalentes, imponiéndoles obligaciones de protección de datos sustancialmente equivalentes. El Cliente podrá solicitar información actualizada y oponerse por motivos fundados.
• Asistencia: Workee asistirá razonablemente al Cliente en solicitudes de derechos, evaluaciones de impacto, consultas previas, seguridad y notificaciones de brechas, teniendo en cuenta la naturaleza del tratamiento y la información disponible.
• Brechas de seguridad: Workee notificará al Cliente sin dilación indebida cualquier violación de seguridad de datos personales que afecte a datos tratados por cuenta del Cliente.
• Destino de los datos: al finalizar el servicio, Workee permitirá la exportación y eliminará o devolverá los datos conforme a estos Términos, salvo obligación legal de conservación o bloqueo.
• Auditoría: Workee pondrá a disposición del Cliente información razonable para demostrar el cumplimiento de estas obligaciones, evitando acceso a datos de otros clientes, secretos empresariales o información que comprometa la seguridad.
• Transferencias internacionales: si fueran necesarias, Workee aplicará las garantías previstas en el RGPD, como decisiones de adecuación, cláusulas contractuales tipo o mecanismos equivalentes válidos.

10.4 Geolocalización, fichaje y evidencia laboral

La geolocalización de Workee está diseñada como evidencia puntual asociada al fichaje o a una acción operativa concreta, no como seguimiento continuo. El Cliente debe configurar esta funcionalidad de forma proporcional, informar previamente de forma expresa, clara e inequívoca a las personas trabajadoras y, cuando proceda, a sus representantes, y disponer de base jurídica válida para su uso.

10.5 Medidas de seguridad

Workee implementa medidas técnicas y organizativas apropiadas para proteger los datos, incluyendo:

• Cifrado de datos en tránsito (TLS/HTTPS) y en reposo.
• Control de acceso basado en roles.
• Aislamiento de datos por Compañía (multi-tenant).
• Copias de seguridad periódicas.
• Monitorización y auditoría de accesos.

11. Uso de IA, Ranking y Supervisión Humana

11.1 Naturaleza asistiva

Workee puede utilizar reglas, modelos estadísticos o sistemas de IA para ordenar trabajadores, sugerir cohortes de invitación, detectar encaje operativo y priorizar acciones. Estas salidas son herramientas de apoyo a la decisión y no sustituyen la valoración humana del Cliente.

11.2 Criterios operativos

Los rankings y sugerencias se basan en señales operativas configuradas o disponibles en la Plataforma, como disponibilidad, requisitos de la cobertura, distancia aproximada, centro, historial de respuesta, experiencia, habilidades, certificaciones, idioma, vehículo, urgencia e incidencias asociadas al servicio. Workee no debe configurarse para usar categorías especialmente protegidas o criterios discriminatorios.

11.3 Obligaciones del Cliente

• Informar a las personas afectadas de que se utilizan herramientas de apoyo algorítmico o IA cuando proceda legalmente.
• Garantizar supervisión humana efectiva antes de adoptar decisiones laborales con efectos jurídicos o impacto significativo.
• Revisar los resultados antes de utilizarlos en asignaciones, evaluaciones, sanciones, bajas, cambios contractuales o cualquier decisión sensible.
• Evitar introducir datos sesgados, inexactos, innecesarios o discriminatorios.
• Atender los derechos de información, oposición, explicación, intervención humana o impugnación que resulten aplicables.

11.4 Trazabilidad y reclamaciones

Workee podrá conservar registros técnicos y operativos razonables sobre invitaciones, asignaciones, fichajes, criterios aplicados y acciones de usuarios para facilitar auditoría, seguridad, soporte y resolución de incidencias. El Cliente deberá habilitar canales internos para que sus empleados planteen dudas o reclamaciones sobre el uso de la Plataforma en su relación laboral.

11.5 Cumplimiento de normativa de IA

Las partes cooperarán de buena fe para cumplir la normativa europea y española aplicable a sistemas algorítmicos o de IA en el ámbito laboral, incluyendo obligaciones de información, evaluación, supervisión humana, documentación, gestión de riesgos y transparencia que resulten exigibles según el uso concreto del Servicio.

12. Confidencialidad

Ambas partes se comprometen a mantener la confidencialidad de:

• Información comercial o estratégica compartida.
• Datos de usuarios y operaciones.
• Términos específicos del contrato.
• Cualquier información designada como confidencial.

Esta obligación permanece vigente durante la relación contractual y durante 3 años después de su terminación.

13. Limitación de Responsabilidad

13.1 Exclusiones

Workee no será responsable de:

• Daños indirectos, incidentales, especiales o consecuentes.
• Pérdida de beneficios, datos, reputación o oportunidades de negocio.
• Daños causados por el uso indebido de la Plataforma.
• Fallos de conectividad o problemas de infraestructura externa.
• Acciones de terceros, incluyendo ataques informáticos.
• Inexactitudes en los datos introducidos por el Cliente.
• Incumplimiento de la normativa laboral por parte del Cliente.

13.2 Límite máximo

En cualquier caso, la responsabilidad total de Workee frente al Cliente no excederá el importe pagado por el Cliente en los 12 meses anteriores al evento que origina la reclamación.

13.3 Exclusiones inaplicables

Estas limitaciones no aplican a daños causados por negligencia grave o dolo de Workee, ni en aquellos casos en que la ley no permita excluir o limitar la responsabilidad.

14. Indemnización

El Cliente se compromete a indemnizar y mantener indemne a Workee frente a cualquier reclamación, demanda, daño, pérdida o gasto (incluidos honorarios legales) que surja de:

• El incumplimiento de estos Términos por el Cliente o sus usuarios.
• El uso indebido de la Plataforma.
• La violación de derechos de terceros.
• El incumplimiento de la normativa aplicable.

Workee notificará al Cliente cualquier reclamación cubierta por esta cláusula tan pronto como sea razonablemente posible. El Cliente colaborará de buena fe en la defensa y no podrá reconocer responsabilidad, transigir o aceptar obligaciones que afecten a Workee sin consentimiento previo por escrito, salvo que la transacción libere plenamente a Workee y no implique admisión de culpa.

15. Terminación

15.1 Terminación por el Cliente

El Cliente puede cancelar su suscripción en cualquier momento desde la configuración de su cuenta. La cancelación será efectiva al final del período de facturación en curso.

15.2 Terminación por Workee

Workee puede terminar o suspender el acceso:

• Por incumplimiento de estos Términos.
• Por impago prolongado (más de 60 días).
• Por uso fraudulento o ilegal de la Plataforma.
• Por cese de la actividad comercial de Workee (con 90 días de preaviso).

15.3 Efectos de la terminación

Tras la terminación:

• Se revocará inmediatamente el acceso a la Plataforma.
• El Cliente tendrá 30 días para exportar sus datos.
• Transcurrido ese plazo, los datos serán eliminados permanentemente.
• Las obligaciones de confidencialidad y las limitaciones de responsabilidad sobrevivirán a la terminación.

15.4 Exportación de datos

El Cliente puede solicitar una exportación completa de sus datos en formato estándar (CSV, JSON) antes de la terminación.

16. Modificaciones de los Términos

Workee se reserva el derecho de modificar estos Términos. En caso de cambios sustanciales:

• Notificaremos por correo electrónico con al menos 30 días de antelación.
• Publicaremos los nuevos términos en esta página con la fecha de actualización.
• El uso continuado del servicio tras la fecha de entrada en vigor implica la aceptación.
• Si no estás de acuerdo, podrás cancelar tu cuenta antes de que los cambios entren en vigor.

17. Legislación Aplicable y Jurisdicción

17.1 Ley aplicable

Estos Términos se rigen por la legislación española, sin perjuicio de las normas imperativas que pudieran resultar aplicables.

17.2 Jurisdicción

Para cualquier controversia derivada de estos Términos entre empresarios o profesionales, las partes se someten a los Juzgados y Tribunales de Madrid (España), renunciando a cualquier otro fuero que pudiera corresponderles, salvo norma imperativa aplicable.

17.3 Resolución de conflictos

Antes de acudir a la vía judicial, las partes intentarán resolver cualquier disputa de buena fe mediante comunicación escrita al contacto contractual o a hello@workee.es. La antigua plataforma europea de resolución de litigios en línea dejó de estar disponible el 20 de julio de 2025, por lo que no se ofrece como canal de reclamación.

18. Contacto

Para cualquier consulta relacionada con estos Términos: